今日は

地方中小企業内でのコミュニケーションの効率を高めたい

と感じた時のための覚え書きを紹介してみます。

経営者が
「言いたいことが伝わってないな」
「どうしてこれを分かってくれないかな」
と感じる時がありますよね。

どういう状態の時にこうなってしまうかというと、

• １つの指示や情報に対して、従業員が自分の解釈を挿入してしまう
• １つの指示や情報に対して、従業員が関連する情報を気にしてしまう

といった時に発生しやすいと感じています。

「経営者の指示がシンプルに伝わらない」という事態は頻繁に起こり得ることですが、タスクの管理手法を変えるだけで劇的に改善することが可能です。

１つの指示や情報に対して、従業員が自分の解釈を挿入してしまうケース

解釈というのはそもそも人によって異なるものです。

例えば、経営者が金曜日に
「次の日の会議はランチミーティングにしよう」
と言ったとします。
#休憩時間の取り扱い云々はここでは置いておいてください

ある従業員は
「明日は土曜日だけど、休日出勤してランチミーティングをするということなのかな」
と解釈します。

また別の従業員は
「次の営業日、つまり月曜日にランチミーティングをするのだな」
と考えました。

さらに別の従業員は
「土曜に会議に呼ばれるわけがないから、自分には関係ない話だな」
と捉えました。

こうなるといつランチミーティングがおこなわれるのかも共有できないですし、そもそも誰が参加するしないの認識も異なるので社内は混乱してしまいますね。

つまり経営者の１つの発言に対して、従業員は「事実」と「解釈」を混同してしまい、いろいろな認識ができてしまうということです。

実際は経営者が「月曜の会議は弁当を食べながらやろうよ、弁当の手配は私がしておくよ」くらいのつもりで発言していたとしても、各従業員の認識がずれてしまい、そのまま放置してしまうと誤解が生まれたり、すれ違いが生じてしまったりするわけです。

指示する側の注意

ではどうすれば解釈により認識が変わってしまうことを防げるのか。

アプローチとしては解釈の幅ができるだけ狭くなるように指示＝事実を提示することが重要です。

例えばスケジューラーに入力する際に
「2022/1/17月曜の進捗会議は12:00開始にし、弁当を食べながらおこなう。弁当の手配は社長がします」
といったように明記されていれば、解釈の違いは発生しづらくなります。

口頭やチャットで1人に指示したから大丈夫だろうというのは解釈の違いが発生しやすいです。誰かがやらないといけないこと、タスク化できることはすべてタスクとして可視化し、受け手による解釈のずれが起こらないように共有するのが重要です。

タスクを読む側の注意

タスクを読む側は自分独自の解釈を挿入して暴走しないというのが大事です。

最初の例だと、
「次の日ってことは土曜日か。じゃあ休日出勤の代休を取るから来週のこのアポはリスケしよう」
みたいに先走ってしまうといろいろ無駄な作業が発生してしまいます。

タスクを読んだ時には「事実は何か？」「独自の解釈を挿入していないか？」を自問し、不足している情報は質問をし、事実が明らかになるまでは動き出さないというのが求められます。

１つの指示や情報に対して、従業員が関連する情報を気にしてしまう

提示されていない周辺情報が気になってしまい、コミュニケーションを複雑にしてしまうこともあります。

例えば
「2022/1/17月曜の進捗会議は12:00開始にし、弁当を食べながらおこなう。弁当の手配は社長がします」
という先ほどのケースの場合、

• 今後の進捗会議はすべてランチミーティング形式になるのか？
• 社長に弁当の手配をさせていいのか？
• 弁当を手配するならいつもの店でなく隣にできた新しい店にした方が良いのでは？

みたいなことを気にしてしまうということです。

これは「より良い仕事をしたい」と心がけている人に起こりがちです。タスクは正確に理解できていても、他のタスクや検討事項が無数に沸き起こってきてしまい、本来のタスクに集中できなくなってしまいます。

こういったことを解決するのもタスクの可視化です。

• 今後の進捗会議をどうするか、次回会議の確認事項として入れる
• 弁当の手配先を経営者に質問し、答えを社内で共有する

といった感じです。

経営者が
「とりあえずやってみよう、その後のことはどうなるかわからないから未定」
と考えていても従業員がその考えを把握できていなければ、コミュニケーションはうまくいきません。タスクとして可視化することで誰にも「あ、これはあとから検討するつもりなのだな」と理解できるようになります。

また、通常と異なる指示や情報を出したなら、その経緯や背景をメモとして共有するのが望ましいです。

「次回1/17の進捗会議ではアイデア出しも行いたいのでいつもと雰囲気を変えてランチミーティングとする。弁当は知人経営の和食店が宅配してくれることになっているので手配済みです」みたいにメモを残すだけで納得しやすさは格段に上がります。

まとめ

コミュニケーションの効率が悪いな、言いたいことが伝わっていないなと感じた時の解決法を書いてみました。

タスクを可視化するだけでも大きく改善します。背景や文脈を理解していない第三者が読んでもわかるように記載するのがポイントです。

もし必要であればぜひ取り組んでみてください。