取締役会メンバー間の連絡手段は確保できているか？
今日は
取締役会メンバー間の連絡手段について
書いてみたいと思います。
選任までは事務局が会社と取締役候補の間に入っていろいろ調整してくれることでしょう。しかし選任後に案外、後手に回りがちなのが取締役会メンバー間の連絡手段の確保です。
#会社と社外取締役、ではなくあくまで「取締役会メンバー間」の連絡手段です
通常時の連絡手段
取締役会メンバー間で日常的なやり取りが発生する際にどのように連絡を取り合うのか。このあたり事務局が積極的にお膳立てしてくれれば良いのですが、案外、取締役会議長＝社長にお任せしてしまう会社が多いように感じます。
少なくとも取締役会メンバー間で直接のやり取りが可能になるように、携帯電話の番号とメールアドレスを交換しておきたいものです。グループウェア上でもやり取りは可能ですが、直接連絡できる手段を確保しておくのは取締役会機能の持続可能性を担保するためにも重要です。
私の場合はもちろん携帯電話の番号や常に確認しているメールアドレスをお伝えし、「24時間いつでもどんなことでも連絡してください」とお伝えしています。雇用契約を結んでいる従業員ではありませんので、文字通り２４時間対応するのが取締役としての責務だと考えているからです。
緊急時の連絡手段
もう一つ、重要なのが緊急時の連絡手段です。社外取締役本人が通常使用している携帯電話とメールアドレスはもちろん、自宅住所、家族など予備の電話番号も把握しておきたいものです。
繰り返しになりますが、会社の事務局任せにすることなく、取締役会メンバー間で緊急時の連絡手段を保持しておくことが重要なのです。
例えば
- 緊急の取締役会を開催する必要が発生した
- 代表者に事故が起きてしまった
- 不祥事対応を協議する必要がある
などの場合、一刻を争う必要があります。
会社経由やグループウェアはもちろん、通常時の連絡手段で即時にコミュニケーションが取れない場合を想定し、予備の連絡手段も取締役会メンバー間で共有しておくことは重要です。
まとめ
「総務が連絡先を把握しているだろう」
「社外取締役とのコミュニケーションは社長だけに任せている」
「社外取締役と直接やり取りすることはないだろう」
こういった状況では緊急時に取締役会の機能が大きく損なわれてしまう可能性があります。
取締役会メンバー間で円滑な連絡が可能になるように、まずはお互いの連絡先を交換するようにしましょう。