中小企業支援に携わっているのでさまざまな企業の会議などに参加する機会があります。会議や打ち合わせについて書いてみます。

 Microsoft TeamsとMac

リモートでの打ち合わせはZoomを使うことが多いです。ところが最近立て続けにMicrosoft Teamsを指定されたのでバタバタすることに。まずMacBook ProでTeamsを立ち上げるとアプリの更新を促されたのですがうまくいきません。最初の打ち合わせではブラウザーからTeamsに入り、次の打ち合わせまでにはなんとかアプリを更新することができました。

日頃からMacを使っていますがこうした不便を感じることは久しくなかったので、Microsoftと Appleの相性の悪さを久々に体感してしまいました。Office365も使っているものの、私が使う程度であればWindows版と特に違いは感じません。使い慣れないTeamsを立ち上げて、おろおろしてしまいました。Teams自体の使い勝手は特に問題なし。音声テストができなかったのが気になったくらいです。

会社によって文化が違うのも面白いところです。ある会社と打ち合わせする時は基本的にカメラオフ。回線負担を少なくするためだそうです。またある会社では基本的にカメラオン。さらに雑談を積極的にするように推奨されていて、社外の私も巻き込まれてしまいます。

話は変わりますが、画面共有時にドキッとした出来事がありました。ある方がブラウザーの画面を共有してくれたのですが、ブックマークや開いているタブの一部に明らかに業務に関係のないものが混じっていました。リモートワークだったのでしょうが、問題ありですね。証券会社のページを開いて株価を確認していたのでしょう。

Google Workspace Business Starterを契約していて、Google Meetsは会議の最長時間が100時間、参加者の上限が100名というプランです。Zoomの有料プランと比べるとお値打ちだと思って続けていましたが、ちょうどお知らせが来ていて、月額料金が816円から950円に値上げされるとのこと。毎日使っているわけでもないので、継続するかどうか検討が必要です。

ホワイトボードを使う打ち合わせ

打ち合わせでホワイトボードを使う人がいます。頭を整理しながら議論するには便利な道具だと思うのですが、なかには板書をするのが目的になってしまっていて、ホワイトボードに何かを書き付けている時間が妙に長い人がいるのには違和感を覚えてしまいます。

私がホワイトボードに何かを書くときは話の腰を折らないように殴り書きです（あとで判読できなくなるところまでがお約束）。ところが板書が目的の人は学校の先生のように書いていくので、その間、議論が止まってしまいます。本人はきれいな板書ができて満足なのでしょうが、巻き込まれる方は打ち合わせの半分の時間を板書に費やされてしまいうんざりしてしまうのです。

ある関与先ではそれまで話し散らかすだけで、会議や打ち合わせの成果が明確ではありませんでした。ガス抜きにはなっていたのでしょうが、何かを決めて実行するきっかけになっていなかったのです。私が勧めたのは進行役を決めて、話した内容をホワイトボードにまとめること。ダラダラ話すことが減り、会議で何が決まったかが一目瞭然になりました。

打ち合わせは短ければ短いほど良い

先日、ある企業との打ち合わせは45分間の予定だったのが、なんと20分間で終了しました。時間を無駄にせずに済んだので、私は大歓迎です。なぜか1時間ぴったりで終わったり、それまでダラダラ進行していたのが12時になると同時に終わったりする会議にはうんざりしてしまいます。

打ち合わせは短ければ短いほど良いと思っていて、家業の代表取締役を務めていた頃からの私の考えです。決めるべきことを決めたらさっさと終わればいいわけで、だらだらと続くというのは事務局の進行が拙いのか、決裁者が決断できないかのどちらかが要因です。

中小企業支援家として関与先の打ち合わせに同席を求められることがありますが、そもそもの目的が不明確であったり、ダラダラ話すだけであったりするのは苦痛でしかありません。こうした打ち合わせでは「今日は何の打ち合わせなんですか？」などと尋ねることにしていて、私の言葉をきっかけになにかに気付いてくれることが多いです。何のための打ち合わせなのか、何がゴールなのか。打ち合わせをするのであれば最初に宣言してもらいたいことです。

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