日程調整の仕方で、仕事に対するセンスなどが垣間見えてしまいます。

出席をお断りしたイベント

あるイベントに誘われましたが、先約が入っていたのでお断りせざるを得ませんでした。開催まですでに一か月を切っていて、とてもじゃないけれど日程調整ができなかったのです。だいぶ前から予告はされていたものの日程案はまったく知らされていなかったのも残念な点でした。私はお断りしてしまいましたが、他の方は参加できるのかどうか気になってしまいます。次の機会があればぜひ参加したいです。

現在の私は概ね、２か月先までの予定がなんとなく埋まっている状態です。隙間もなくびっしりと予定が入っているわけではありませんが、自分のペースで快適に働ける程度の予定が２か月先までは見えています。今は７月の予定が入り始めているところで、どうやら数日は自由にできる日が生まれそう。さてどこかに行こうかと考え始めているところです。

顧問先へは概ね月一回、訪問しています。早め早めに日程を入れてくれるところもあれば、こちらから催促しないと確定しないところもあります。そのあたりはバランスを考慮して柔軟に対応しているのが実態です。私をうまく使ってくれているところへは早めに訪問日を確定したいと思っていて、嫌われない程度に早めに日程調整を済ませるようにしています。

セミナーの集客をするためには最低一か月が必要

いまセミナーの企画をしていて、そろそろ日時を確定させようとしています。こうした時に気を付けているのは、すべてが確定後に周知を始めてから開催日まで一か月以上の余裕を作ること。みなさん忙しく日々の仕事をしているので、周知から一か月もないイベントに参加を促すのは気が引けてしまいます。「少し先のセミナーですが、もしよかったら参加してください」といった感じで声掛けしたいのです。

ある経営者は自主セミナーを企画していましたが、すべてが確定してから開催まで２週間しか時間がありませんでした。率直に言って、日が迫ってきてからの集客は効率が落ちます。また参加を呼びかけられた側にも、「なんだか段取りが悪いなぁ」といった感想を抱かれてしまいます。実際に集客は苦戦して、当初の思惑通りの効果を得ることはできませんでした。セミナーを開催するのであれば、日程は余裕を持って決めることがポイントです。

また集客に集中するためには他の無駄な手間を省く努力が欠かせません。例えば、チラシの作成にずいぶんと時間を掛けるくらいであれば、ドブ板営業に時間を使いましょう。私はセミナーのチラシはテンプレートを使いまわしています。毎回ゼロから作成するのではなくて、日時や内容などを入力するだけで３０分も掛からずに出来上がる程度に省力化しています。色がどうとか、配置がどうとか悩む時間がもったいないのです。諸条件が確定したら、さらっと入力してチラシは完成。チラシのことであれこれ時間を費やすのはもったいないことです。

経営者との日程調整はできるだけ手間を省くように配慮する

仕事柄、経営者と会うための日程調整をよくしています。この時に気を付けているのが、できるだけ相手に手間を掛けさせないようにすること。まったく白紙の状態で「いつ会えますか」などと投げかけるのではなく、「ご都合よい日時をお知らせください、例えばAとBとCはいかがでしょうか」といった感じで失礼の無いように日程案を提示してしまいます。この方式だと無駄なやり取りが減らせるのでお勧め。今までほとんどの経営者が、私が提示した日程の中から面会日を決めてくれています。

反対に私は、経営者以外の人から面会要請があったときに、ピンポイントで日時が提示された時にはお断りすることにしています。何かよほどの理由があれば別ですが、「なぜあなたがたの都合に合わせなければいけないのか、せめてこちらの都合を聞いてから提示しろよ」と考えてしまうのです。こうした人々との面会はたいていが無駄な時間の使い方に終わるものです。自分たちの話したいことばかりを一方的に伝えられて、こちらの話に耳を傾けようとすることなどなく、面会が終わった後には徒労感を感じるばかり。そのため、ピンポイントでのアポ要請は基本的にお断りすることにしています。

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