何か連絡が入った際には、できるだけ急いで返信するようにしています。後回しにしたところで忘れてしまう可能性が高まるだけですし、小さなタスクを抱え込むというのはそれなりにうっとうしいものです。せっかくiPhoneを持ち歩いているのですから、可能な限り、その場で返信するように心掛けています。

小さなタスクを抱え込みたくない

ここ数年、毎年、講演させてもらっている団体から、今年の依頼と日程調整のメールが届きました。届いたのがある日の14:39で、私が返信したのがちょうど一時間後の15:39。先方のメールには夏から秋の候補日時がいくつか挙げられていて、まだ先のことなのですが、いつものようにさっさと返信してしまうことにしました。その場でできる仕事は先送りせずに、すぐに片付けてしまうことを心掛けています。

「家に帰ってから返信しよう」「来月になってから返信しよう」などと考えていたらいつまでも行動できません。何のためにiPhoneを持ち歩いているのかというと、こうしたタスクを抱え込まずにさっさと片付けるためです。もちろん先方も早く日時を確定したいからこの時期に連絡してきているはず。急いで対応するのがお互いのためなのです。

またある時は、資料の確認を求めるメールが届きました。確認するのはパワーポイントのファイル。11:43にメールを受け取って、12:27に確認した旨を返信しました。こうした確認も私は「家に帰ってからパソコンで確認しよう」などと考えず、できるだけ早く返事をするようにしています。数時間であっても小さなタスクを抱え込みたくないですし、何より先方を待たせたくないのです。

仕事ができない人の典型

昨日、ふと気になって家族に任せていた息子の入学関連の書類について尋ねてみたら、まだ書き終えていないことがわかりました。私はこうした書類作成を後回しにするのが大嫌い。案の定、「そういえばマイナンバーカードのコピーが必要」とかなんとか言ってきます。こうした書類をいつまでも抱え込むのは仕事ができない人の典型。すぐにコンビニでマイナンバーカードをコピーして渡しておきました。

締め切りがまだ先だからと後回しにしていると、すぐにそうしたタスクに埋め尽くされてしまいます。一日24時間、一年365日と限られた時間という資源をどう使うかは自分次第で、主導権を握らないとあっという間に目減りしていってしまいます。仕事を後回しにしてスマホでゲームをしているなんて最悪。もし息子がそんなことをしていたら、その場でiPhoneを叩き割ります。

即レスは信頼に繋がる

あるプロジェクトで成果を報告しなければならず、「いつまでに提出してください」と指示されることがあります。データを集めたりして作成しなくてはならず、こうした作業が嫌いな私には苦痛以外の何ものでもありません。でも、締め切り間際まで放置することはありません。えいやと心を決めて、できるだけ早めに提出するようにしています。

そうすると、取りまとめている担当者からは「いつも早く提出してくれるので助かる」などと感謝してもらえます。恐らく締め切りギリギリまで提出しない人の方が多いのでしょう。個人事業主にとってこうしたささやかな信頼を得るのは大事なこと。多くの競合がいるからこそ、ちょっとしたことでも独自の立ち位置を築くことが、その後の仕事のやりやすさに直結するのです。

メールの返信も同じ。私から送ったメールなどに何日も返信がないと「あぁ、私の優先順位は低いのだな」と考えてしまいます。すぐに何らかの反応をするというのは相手への誠意でもあるのです。

と、ここまで偉そうに書いてきましたが、ある顧問先のSlackをずっと見ていなくて、冷や汗をかいてしまったことがあります。ふと気になってパソコンのアプリでSlackを開いてみたら、いくつかやり取りが溜まっていました。なぜだか、iPhoneのアプリにSlackの通知がなされないようになっていて、三か月近くも反応できていなかったのです。

すぐにお詫びをして事なきを得たものの、申し訳ないことをしてしまいました。「連絡がないのは、事業がうまくいっている証だな」などと考えていた自分が情けないです。それ以来、Slackは毎日チェックすることにして、同じ過ちを繰り返さないように気をつけています。

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