ある関与先では机を与えられていて、固定電話も置いてあります。社外の者なので電話を取らなくてもよい立場ですが、鳴ったらさっさと取るようにしています。

電話が鳴ったら取る

雇われる立場であった頃からの習慣で、電話が鳴ったらすぐに取ることにしています。「ありがとうございます、（会社名）岡田でございます」と名乗るようにしていて、家業で社会人人生を歩み始めてからの習慣です。電話対応を学んだ最初は日本橋の百貨店でした。売場共通の電話で自社以外の用件も多く掛かってきたので、よいトレーニングになりました。

関与先にも新年度から新しい従業員が入ってきました。彼ら彼女たちの様子を眺めていると、まだ電話を取るのが怖いのかなかなか受話器に手が伸びません。何度かそのようなことが続いたので、たまらず管理職が電話の取り方をレクチャーしていました。普通のビジネスホンなのでわざわざ教えるまでもないと思うのですが、最初の一歩を踏み出してもらうには必要な行為だったのでしょう。その後は電話が鳴るたびに、ほぼワンコールで取るように改善されていました。

私も関与先で初日に電話を取るのに緊張しましたが、別にただの電話の応答をするだけと割り切って受話器を取り続けました。電話が鳴ったら、すぐに取る。それだけのことです。逆に電話が鳴っているのに、なかなか手が伸びないのを見てしまうと格好悪いなと感じます。電話を取れないほど忙しいわけでもなさそうなのに。もちろん、電話での応対が得意不得意というのはあることでしょう。でも、習うより慣れろ。回数をこなしていけばそれなりに対応できるようになるものです。

名前を名乗り続けたらどうなったか

ある関与先で気になっていたのが、私以外の従業員が名前を名乗らないことが多かったことです。電話が鳴って受話器を握るまでは良いのですが、「はい、（会社名）です」とだけ言うのです。私はこれが大嫌いで、自分では絶対に名前を名乗るようにしています。自分が電話を掛けた時に名前を教えてもらえなかったら不安になると思うのです。相手を不安に思わせないように、堂々と名乗るのは社会人として必要なマナーだと思っています。

そんな私の様子を見ていたからか、気が付くと他の従業員も電話を取ったら私と同じように名乗るようになっていました。素晴らしいことです。自分たちでもちょっとおかしいと感じていたのかもしれません。小さなことですが、社会と繋がる組織で働いているのであれば名前を名乗るのは当たり前のことです。

クレーム対応などが発生する仕事で、名前を名乗ることでややこしい事態に巻き込まれたら困るなどと考える人もいるかもしれません。私の考えは逆。クレームなどに逃げ腰になると相手に敏感に伝わってしまうもので、ますます話がこじれてしまうことになりかねません。私はややこしい電話の時などには、最後に「岡田が承りました」とダメ押しするようにしています。クレームなどに逃げない姿勢を伝えることで、反対に収束を早めることができると考えています。

電話を取り続けていればよいことが起きる

家業の法人営業の部署で働いていた時のことです。私がほぼ一番年下だったので、できるだけ多くの電話を取るようにしていました。他にもう一人、率先して電話を取るようにしている先輩がいらして、お互いに暇なときは競うように受話器に手を伸ばしていました。

法人営業なので個人予算を持っていました。出来の悪い営業担当だった私はなかなか売上予算を達成できずに苦労したものですが、電話を取り続けているとごくたまに売上に結びつくことがありました。例えば、しばらく取引のなかった既存顧客からの発注連絡があり、すでに担当者が割り当てられていなかったので私の売上にすることができたといったような事例です。こうしたことがたまにあると、ますます電話を取るのが楽しくなるものです。

メールやチャットでのやり取りがますます多くなってきて、電話で連絡をする機会は減ってきています。それでも急ぎの時や文章にしづらい話題は電話で話すこともあります。電話が鳴ったらさっさと受話器に手を伸ばす。受話器を取ったら名前を名乗る。当たり前のことをするだけでコミュニケーションの質が高まります。

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