チラシなど印刷物をもらった時に真っ先に英単語のスペルや日時を確認してしまいます。また自分がメールを送信しようとするときには、宛先の間違いがないかを何度も見直すようにしています。ちょっとした確認で防げるミスは確実に減らしましょう。

スペルの確認

先日、知人が作成したある印刷物を手に取った時のことです。英単語がいくつか書かれていたのですが、数か所、スペルミスを見つけてしまいました。「r」と「l（エル）」の間違いです。起こってしまったことはどうしようもないので、そっと教えてあげることに。これをきっかけに次からより良いものを作ってくれることでしょう。こんな時、黙っているのが一番よくないと思っていて、ご本人が気分を害されないように配慮しつつ、ご指摘するようにしています。

話は逸れますが、私は靴紐が解けているのを見かけたら他人であっても教えてあげるようにしています。先日はエレベーターの中で一緒になった高校生に、「靴紐が解けているよ」と教えてあげました。そのままにしていてケガをしたらかわいそうですし、たった一言で防げるなら声掛けしてあげたいと思うのです。

また他の時には、ある発表会のリーフレットを見せてもらうことがありました。こちらも真っ先にタイトルの英語表記を確認したところ、スペルミスを発見。ミスがないかと探しているのではなく、自然と目が行ってしまうのです。

もっとも大事なところでスペルミスを犯してしまうのは残念なこと。教室ビジネスに携わっているのであれば、発表会というのは主要な行事のひとつなのでしょう。そのリーフレットで誤植を出してしまうというのは、私だったら何としてでも避けたいところです。校了前に十分に確認する時間を取れなかったのか、そもそも校了というプロセスを重視していなかったのか。防げるミスだけにもったいないなと思うのです。

どんなに素晴らしいデザインで印刷物を作成したとしても、ひとつ誤植があれば台無しになってしまいます。その程度のチェックすら怠っているのかと受け取り手も落胆してしまうわけで、校了前に徹底的に確認しておきたいものです。

メールの送信前にも確認

同じようにメールを送信する時にもよく確認するようにしています。特に宛先が正しいかどうかは指差し確認するようにしていて、基本的に人は誰しもいつか必ず間違いを犯してしまうものと考えているので（もちろん自分自身も）、慎重にチェックしてから送信ボタンを押すようにしています。

中小企業支援に携わっているのであれば、秘密保持というのは当然に求められることです。もちろん社会保険労務士は社会保険労務士法で高度な秘密保持義務・守秘義務が課せられています。日常的に使っているメールだからこそ、慎重に送信ボタンを押さなくてはいけないと考えています。

メールの宛先設定ミスは「ごめんなさい」や「放っておいてなかったことにする」で許される時代ではなくなりました。相手先に削除依頼をしなくてはなりませんし、組織内であれば所定の報告も必要になることでしょう。そもそもメールで送っても問題ない情報なのかどうかも含めて、適切に判断したいものです。

絶対にミスが許されない表記

商売に関わっているのであれば、絶対にミスが許されない表記というのがあります。相手先の会社名や肩書、名前です。思い込みで誤表記をしないように、名刺情報や以前にやり取りしたメールの署名を確認すれば防げることなので、ひと手間をかけてミスを抑止するようにしています。

家業の代表取締役を務めていた時に気を付けていたのは、株主に配布する資料の正確性です。普段から業務執行を任せてもらっている立場なので、年に１回の報告時に絶対に誤表記を起こしたくなかったのです。担当者が念入りに作成してくれた資料であっても、最後に自分自身で確認することを徹底していました。

スペルミスや誤表記というのは確認すれば確実に減らすことができるミスです。それだけに実際にミスを犯してしまうと信用を大きく損なうことになりかねません。いちいち指摘してくれるならまだ良いほうで、黙って離れていく人が発生するのが最も怖いこと。英単語を使ったらどんなに簡単な単語であってもスペルを確認する、日時を表記したら曜日が間違っていないか確認する、担当者名に敬称を付けたか確認する。すべては確認さえすれば防げること。仕事のひと手間を惜しむ人だと思われないように、私自身も日々確認を怠らないようにしています。

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