先日、限られたコミュニティ内でセミナーを開催しました。私の役割は企画と当日の進行。年に数回行っていて、今回も無事に終了したところです。セミナーを企画・開催するときにどのようなことに気を付けているかを書いてみます。

１か月前までには準備を終えて集客を始める

セミナーの準備で最も重要なのがそもそもの企画をどうするかということ。小難しすぎると出席者が少なくなりますし、反対にどこでもできるような内容であればわざわざ手掛ける必要はありません。

昨年夏に行ったのが経済安全保障に関するもの。まだ全国的に開催実績がなさそうなテーマだったので選定したところ、関係者から喜んでもらうことができました。まだ誰もが手掛けていなくて、かつ、これから注目されるであろうテーマを選定するところが腕の見せ所です。

次に重要なのが集客。どんなに良い企画をしたところで出席者が少なくては意味がありません。しっかりとドブ板営業を行って、出席者をかき集めることが重要です。行政の主催するイベントやセミナーでよく見かけるのが、チラシを配架するだけで集客になると思っている担当者。関係機関に大量のチラシを送付しているだけで、具体的に人を集めようという行動が伴っていません。

チラシやウェブサイトでの周知はあくまで手段であって、実際の出席に結びつけるためには直接声掛けする行動が不可欠です。私が集客する場合は最低限集めたい人数を定めて、その人数に達するまではドブ板営業を継続します。出席者が足りないセミナーを開催する意義はないので、強い決意を持って集客するのです。

全てを確定させて集客を始めるのは遅くとも１か月前から。不特定多数を対象にするのであればさらに早く集客を始めたいところです。チラシを作るのにはテンプレートを作っておけば手間が省けます。その都度ゼロからデザインを興すとなると面倒なので、テンプレートに日時や内容だけを流し込めば済むようにしてしまうのです。私が企画する場合はこの方法でチラシは30分ほどで完成させるようにしています。企画と集客に注力するためにも、その他のところの手間はできるだけ省きます。

質疑応答を寂しくしない

私が進行役も務めるとき、質疑応答が寂しくならないように注意しています。「何か質問はありますか？」という投げかけのあとの沈黙ほど気まずいものはありません。私も講師として呼ばれることがあるからこそ、進行役が率先して質問し、会場から手が上がるように仕向けています。

先日のセミナーは登壇者が３名でしたので、質問も３回させてもらいました。講演を聞いていれば質問や感想は自然と思い浮かぶもの。話を聞きながらメモを取っておけば、お伝えしたいことが生まれます。質疑応答を豊かな時間にするよう努力することは、企画した者としての最低限のマナーだと考えています。

質疑応答時にたまにいるのが、自説を滔々と語るタイプの人。質問という機会を利用して目立ちたいだけなのか、日頃の不満がつい吹き出してしまうのか。本人以外にとっては迷惑以外の何物でもありません。この手の人を放置してはならず、毅然と対応することが必要。適当なところで割って入り、「これ以上の質問は終了後にどうぞ」などと切り上げさせなければいけません。

以前に参加したセミナーでは、質疑応答の機会に著書の宣伝を始める人がいました。会場からも「関係ないじゃないか！」などと声が上がっていて、宣伝どころかご本人の評判を落としてしまっているのを目の当たりにしたことがあります。

進行役はただの司会ではありません。場をコントロールする立場であることを自覚して前に立つようにしています。

終了時間を厳守する

終わり良ければ総て良し、ではありませんが終了時間は厳守します。事前に終了時間を伝えているのでそれを守るだけのこと。ダラダラと超過してしまうというのは講師や出席者の時間を奪うことです。事前にそれぞれの持ち時間を厳守してほしいと伝えることはもちろん、当日も進行役兼タイムキーパーとして立ち居振る舞います。

私がよく使う手は最後を名刺交換会にしてしまうこと。そのまま流れ開催にしますと宣言しておけば、何があっても終了時間を超過することはありません。出席者同士のネットワークづくりにもなるので一石二鳥です。

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