岡田事務所で使っている業務ツールについて書いてみます。
以下で紹介するものの他には
iPhoneのメモアプリやスケジュール管理アプリのさいすけなどもあります。

freee（クラウド会計ソフト）

会計は開業当時からfreeeを利用しています。
顧問契約している税理士さんともアカウントが連携しているので、
毎月の仕訳数がそれほど多くない私にはちょうど良い感じです。
もちろん、確定申告も毎年スムーズに行うことができています。

先日から社会保険労務士が多く利用している業務ソフトが
ランサムウェアによる攻撃で使用不能になっているそう。
2週間経っても完全復旧していないようで、
社会保険労務士業界では深刻な問題になっています。
事業の根幹に関わる道具を他社に依存していると、
トラブルが発生した際には深刻な影響を受けることになってしまいます。

そこで改めてfreeeを見直してみると、
バックアップデータをダウンロードできることが判明。
これまでバックアップを取っていなかったのは問題ですが、
今後は不測の事態に備えておくこととします。

使い勝手の良いクラウド会計ソフトですが、
利用するには簿記3級レベルの知識は必須。
ホームページには
「初めての決算書作成や確定申告も、簡単に行えます」
などと書かれていますが、最低限の会計の知識は必要です。

Eight（名刺情報管理）

名刺管理はEightを長年、愛用しています。
名刺交換させてもらったら、
その日のうちにiPhoneのアプリ上で撮影。
すぐに登録するようにしています。
年間6,000円の有料プランを契約していて、
毎月、バックアップデータをダウンロード。
CSV形式で保存しています。

以前は個人の方が作成したアプリを利用していました。
家業の代表取締役を務めていた際に愛用していたのですが、
中小企業支援業界に転職したのをきっかけにEightへ乗り換えました。
旧アプリのデータは名刺1枚毎にPDF化されていますが、
やはりCSV形式でダウンロードできる方が安心。

ちなみに私は人の顔と名前と役職を一致させて暗記するのが苦手です。
名刺管理アプリがないとどうにもならないので、
iPhoneでもっとも利用しているアプリかもしれません。
Eight上でプロフィールなどを投稿できるサービスもありますが、
それほど活発に利用されているわけではなさそう。
私は純粋に名刺管理アプリとしてのみ利用しています。

Kintone（検討中）

関与先が増えてくると、
頭の中だけで管理できていたことが怪しくなってきます。
月々のスケジュール管理も針の穴を通すような調整が続いていて、
そろそろ弊事務所も業務効率化を進めなくてはいけない状況となっています。

そこで現在検討中なのが、
Kintoneでアプリを作成し顧客管理を行うこと。
ある会社から顧客管理ソフトが市販されているようですが、
私が調べた範囲ではWindowsのみ。
さらに余計な機能がたくさん付いているようで、
シンプルに使いたい私の好みには合いません。

Kintoneであれば、
ノーコードで自分オリジナルのアプリを作れます。
1ヶ月の無料お試し期間があるので、ちょうど触り始めたところです。
私が使いたい程度の顧客管理アプリを作るのは何の問題もなさそう。
顧客台帳と訪問履歴を連動させることなども難なくできました。

問題は
5ユーザー以上からでないと利用できないことです。
今のところ1人だけで運営している弊事務所では
アカウントが無駄になってしまいます。

一方でかつての家業ではサイボウズを利用していました。
それなりに使い込んでいたので、
同じ会社のサービスであるKintoneにはどこか懐かしさを感じます。

費用とセキュリティを他社と比較して、
導入するかどうかを決めたいと思います。

業務ツールを採用するかどうかの判断基準

先日、ある顧問先に業務ツールを紹介しました。
作業現場の紙管理を減らして効率化するのが目的です。
紙を利用しているのが悪いというのではなく、
ツールを使って省力化できるのであれば、
現場の負担が多少は軽くなり、
本来の作業により注力できるのでは無いかと考えた上での提案です。

DXというとデジタル化するのが目的と錯覚しがちですが、
地方中小企業がDXに取り組む大きな目的は生産性向上の1点です。
さらには生産性向上の結果として利益を増やすこと。
なんでもかんでもデジタル化したところで
無駄な作業が増えたり、活用されないのであれば意味はありません。

零細な弊事務所でも、
闇雲に業務ツールを導入するつもりはなく、
生産性を向上させることが確信できるようであれば
慎重に検討した上で業務に取り入れたいと考えています。