4月になったので、今年度に実施するセミナーの企画を始めました。
私が講演するものではなくて、裏方として企画しています。
どのようなことに留意しているかを書いてみます。

話題性のあるテーマを選ぶ

地方中小企業向けのセミナーは、
商工会議所、よろず支援拠点、金融機関などいたるところで開催されています。
私が企画する際に留意しているのは
他でもやっていそうなテーマを避けて、
話題性のあるテーマを選ぶこと。

奇をてらうという意味ではなく、
せっかく企画するのだから仕事を楽しみたいといった感じ。
よそでもやっているようなセミナーを開催するだけなら、
わざわざ私が手掛ける必要性を積極的に見出せません。
もちろん自分が楽しみたいだけでなく、
参加者や関係者にも喜んでもらいたいので、
テーマの選定から気を遣っているわけです。

例えば昨年好評だったのが経済安全保障セミナー。
「経済安全保障」というキーワードが新聞で目立ち始めたので、
セミナーのテーマとすることにしてみました。
調べると全国でもまだ珍しいテーマであったようで、
関係先の担当者さんも面白がって協力してくれることになりました。
結果は好評で、下記のようにコメントをもらっています。

昨年、御社セミナー開催を皮切りにその後、多くの、いろんな機関でのセミナー、講演を実施することができました。（感謝致しております。）
また、今年度も、金融機関、大学、商工会議所様からセミナー等のご依頼を受けております。
是非、御社のイベントを成功に導けるように連携して進めさせて頂きたいと思っております。

私が企画したセミナーが他にも波及しているようでうれしい限り。
仕事のご縁を広げることもできたので、
良いテーマを選ぶことができたと自画自賛しています。

できるだけ手間を省いて最大限の効果を得る

セミナーを企画する際にはできるだけ手間を省いて、
最大限の効果を得られるように準備しています。
仕事の手を抜くという意味ではなくて、
本質的な部分の業務に注力するために
省ける仕事は省いてしまいたいという趣旨です。

例えば

・チラシはテンプレートを利用して作成する

・セミナー開催時に次回の案内をできるようにする

・一か八かの集客をせずに個別に案内する

といった感じです。

チラシの作成には無駄に時間を掛けないようにしています。
一方でチラシのデザインがいまいちだと、集客に影響しかねません。
そこで私はプロに作成してもらったテンプレートを流用し、
毎回、最小限の手間を掛けるだけで
一定のクオリティのチラシを作成できるようにしています。

セミナーで気を遣うことの一つが集客。
特に外部講師を呼ぶ際には参加者が少ないと寂しいものです。
集客を効率化するために行っているのが、
セミナー開催時に次回セミナーの案内をすること。
「次回は〇月〇日に〇〇をテーマに開催する予定です」
と案内をするだけで次回の集客がぐっと楽になります。
すでに参加してくれている人に対して周知するわけですから
反応率が良くなるのは当然のこと。
地道な努力ですがこの積み重ねが集客に繋がります。

もう一つ、集客に関しては
チラシを張り出したり、SNSに載せるだけで終わりにするのではなく、
これという方には個別に案内をするようにしています。
「〇〇さんにお役に立てるセミナーを開催するのでぜひ参加してください」
とメールやメッセージを飛ばすのです。
これも地道な作業になるのですが、
集客の心配を少しでも減らすことを考えたら大した手間ではありません。

調整の主導権を握る

開催時期や企画を検討する際に心がけているのは
交渉の主導権を握らせてもらうように立ち回ることです。
相手に不利益を押し付けるということではなく、
最短ルートで開催を実現するために
無駄な要素が介在する余地をできるだけなくしたいという趣旨。

例えば企画をいつまでも先延ばししていると
日程をこちらの自由に決められる余地が狭まります。
年間予定をさっさと組んでしまうことで
日程だけでなく、
逆算して様々なことを都合の良いように決めやすくなります。

もう一つ、相手のメリットも考えるようにしています。
セミナーを開催することでメリットを得られる関係先と組めば
お互いに気持ちよく企画を進めることが可能になります。
それはすなわち、主導権を握って準備を進められるということ。

場当たり的な仕事の進め方は生産性が低いものです。
セミナーの企画を効率よく進めることで
無駄な手間を省き、
本来の目的を達成することに集中できるようになります。