仕事ではメールを使用することが多いです。
自分なりに気を付けていることを書いてみます。

メールを書く際に気を付けている点

先日、ある人から
「岡田さんはメールを書くのが上手ですよね」
と言われました。

自分では特に自覚はなかったのですが、
その人からしたら効率よく、
相手とコミュニケーションを取っているように
見てもらえたようです。

私がメールを書く際に気を付けているのは
・できるだけ箇条書きを用いる
・要点を先に伝える
・趣旨、目的も伝える
といったところです。

まず、箇条書きを用いる理由は
相手に理解してもらえるメールにするため。
同じ内容を文章でダラダラと書き連ねるよりは
箇条書きの方が直感的に理解してもらえます。

次に気を付けているのは
最初に要点（結論）を書くこと。
最後まで読まないと
どういった内容のメールであるのかわからないのは
読み手に不親切だと考えています。
相手の時間を不必要に奪わないためにも、
冒頭に最も伝えたいことを持ってくるのです。

最後に、
メールの趣旨、目的を丁寧に伝えるようにしています。
なぜこのお願いをしているのか、
どういうゴールを目指しているのか、
なぜ今、メールしたのか
内容を丁寧に理解してもらうためにも
必要な事柄だけを伝えるのではなく、
その背景も合わせて書くようにしています。

相手の時間を奪わない

また、ある経営者さんからは
「岡田はこちらが忙しいのを理解してくれている」
という言葉をもらったことがあります。

その趣旨は、
自分の都合だけでコミュニケーションを取ろうとせず、
先方の状況を推測して、
適切なタイミングに適切な連絡をしてくれる、
ということだと理解しています。

これはまさに私が心掛けていることで、
突き詰めれば、
私の都合で相手の時間を不必要に奪いたくない
という思いからの行動です。

経営者相手に短い期限の依頼をしない、
こちら都合の無駄な依頼をしない、
といったことを心掛けています。

プレスリリースも同じ

プレスリリースも
記者さん相手に書く手紙だと考えれば、
留意すべき点はほとんど同じです。

・ヘッドコピーに
最も伝えたいことを凝縮して表現する

・取材会の要領を
箇条書きで端的に伝える

・イメージ写真を必ず入れて、
視覚でも理解してもらえるように努める

こういったことに気を付けて、
プレスリリースを作成するようにしています。

例えば先月末にテレビ取材を実現したプレスリリースは
以下のような内容でした。

ここからーーーーー

《○○市に今年５月開設》
県内初の一般就労まで可能な福祉施設で
１２月２７日に餅つき大会を開催

社会福祉法人○○会（福岡県○○市　理事長○○○○）では３年振りの餅つき大会を開催します。

【社会福祉法人○○会とは】
障がい児通所支援施設と障がい福祉サービス事業所を併設。児童発達支援から一般就労までワンストップで提供しています。
従来は障がい児の預かり施設のみでしたが、施設卒業生の働く場を提供するために2022年5月に障がい福祉サービス事業所を開設。障がい児が安心して通え、将来は就職の道が拓ける施設となりました。
当法人が調べた範囲では同様の施設は県内初の開設でした。

【餅つき大会について】
当施設には酸素吸入器が必要な子どもや、持病があって幼稚園に通えない子どもも通っています。しかし活動は施設内に留まりません。公園や川など屋外で思いきり遊ぶことを重視し、四季折々のイベントも楽しみます。

【餅つき大会の概要】
日時：２０２２年１２月２７日（火）１０：００〜１２：００
場所：福岡県○○市○○番地　※駐車場あり

ぜひ取材賜りますよう、よろしくお願いいたします。

ーーーーーここまで

最初の三行がヘッドコピーです。
ヘッドコピーだけ読んでもらえたとしても
記者さんに興味を持ってもらえるように表現します。

またここでは省略していますが、
必ずイメージ画像を挿入します。
記者さんが取材に来たら、
どのような写真を撮ることが出来るかを伝えるためです。

細かい点だと、
住所表記の後ろに駐車場の有無を記載するようにしています。
地方は自動車で移動することがほとんど。
駐車場が有るのか無いのかは重要な情報です。

もう一つ重要なのは
連絡先は担当者の携帯番号を記載すること。
代表電話などに問い合わせが入り、
たらい回しにしてしまうことを防ぎます。

メールもプレスリリースも
突き詰めれば端的に用件を伝えることが大事です。
相手の時間を無駄にしないよう、
読み手を想像しながら書くことが求められます。