今年もあと二日。
ふと気づくと手帳も最終ページです。
どのように使っているかを書いてみます。

ほぼ日手帳Weeksに書いていること

10年以上、ほぼ日手帳Weeksを使っています。
ほぼ日の主宰者さんが好きだから、といった理由ではなく、
手帳として使いやすいので選んでいます。

書いている内容はその日の行動記録と
体を動かした記録。

行動記録は最近は細かくつけていませんが
家業の代表取締役を務めていた当時は
いつ誰と会っていたかを克明に記録していました。

会社のスケジューラーに入力していたのは
外に漏れても構わない表面上の予定のみ。
手帳に記入しているのは
実際に毎日起きたことです。

銀行回りをしてどの役職者と会ったか、
誰と夜の懇親会をしてどの店を使ったか、
どこをどう歩いて帰ったか
といったことを書き殴っていました。

例えば
9:00-9:15    ○○課長打ち合わせ、△△の件
13:00-14:30○○銀行△△課長、資金繰りの件
18:00-21:00飲み会○○氏と△△氏（店名）
タクシー　21:30帰宅
みたいな感じです。

なぜこのようなことを書いているかというと
ざっくばらんに言って、
「身を守るため」です。

いつどこで何をしていたのか、
後から証明を求められることがあるかもしれません。
その際に録音や録画でなかったとしても
メモが残されていれば十分に証拠になり得ます。

事業譲渡に至る過程も記録に残した

自社単独での事業再生が困難であると判断し、
外部からの資金を得ようと動き始めてからは
より丁寧に記録を付けることを心がけました。
ほぼ日手帳Weeksの他にも
日記形式で事業譲渡が完了するまでの出来事を残しました。

自分の思考を吐き出さないと
心が潰れてしまいそうであったこともありますが、
やはり、銀行の他にも
買い手候補など登場人物が増えるので
会社と身を守るためにより詳細な記録を残そうと考えたのです。

例えば

7/1○○銀行にて△△社と提携先探しのキックオフミーティング。西日の当たる暑い部屋。エアコンは５時で切れた。××の件がA氏に伝わっていない。○○銀行B氏は厳選したと見られるリストを出してきた。反対に△△社はざっと作ったリストの印象。

といった日記を残しています。

雇われる立場の人にも行動記録を薦める理由

社会保険労務士っぽい話に変わりますが、
未払い賃金等を請求する際に
実際の勤務時間を証明することが求められます。

もちろんタイムカードが
実際の勤務時間通りに打刻されていれば問題ないのですが
トラブルに至ってしまうような企業に在籍していると
タイムカードがいい加減な場合もあり得ます。

早出出勤がボランティア扱いされてしまったり
退勤時間よりも早く打刻を強いられたり、
といった具合です。

その場合に役立つのが
個人で記入していた行動記録。

つまり手帳に記入しておいた、
その日に何が起こったかの記録です。
訴訟等になってしまった場合でも
実際の勤務時間を証明する資料になるので
心あたりのある方は
すぐにでも記録を残し始めることをお薦めします。

私は人事担当者にも日々の出来事を
メモに残すように指示していました。

労務管理に携わっていると
言った言わないのトラブルは避けたいもの。
どの従業員とどのような会話をしただとか、
どのような指示を管理職に出したなど
メモに残しておくべきだと考えたのです。

行動記録は貴重な振り返りの資料にもなりますが、
何より自分の身を守る客観的な証拠になってくれます。
手書きでも殴り書きでもメモを残すことをお薦めします。