紙の資料をできるだけ減らそうと心掛けています。
どのような取り組みをすれば良いのでしょうか。

ScanSnapで文書をPDF化する

家業の代表取締役を務めていた際は
デスクの上に
ScanSnapを置いておき、
紙の資料を
片っ端からpdfにしていました。

ScanSnapはドキュメントスキャナー、
つまり
文書の電子化に特化したスキャナーです。

ScanSnapを愛用していた理由はシンプルに、
紙の資料を持ち運びたくなかったからです。

紙はかさばり重いですし、
紛失のリスクもあります。

特にPDF化して重宝したのは
家業の歴史を知るための資料です。

社長室に大事に保存されていた資料を
PDF化したことをきっかけに、
全従業員向けに歴史を伝える資料を作りました。

紙媒体のままであれば、
大事に保存され続けるだけで、
知識を共有することはできなかったでしょう。

そのうちに裁断機も導入し、
書籍のPDF化も
自分で行うようになりました。

おかげで
カバンの中に常に2冊入れていた本を
持ち運ぶ必要がなくなり、
荷物を軽量化させる事ができました。

こうして、当時はiPadで日経電子版と
自炊したPDFを読んでいました。

そういえば、
一時期は名刺読み取り用に
小型のScanSnapも併用していました。

受発注業務とRPA

ある顧問先で受発注業務に
悩まされているところがありました。

全国の取引先から
ファクスで発注書を受け取り、
従業員がそのデータを打ち込んで
発送伝票を作成しているそうです。

ミスタイプも多く、
ダブルチェックが欠かせないとか。
また発注書は統一されたフォーマットではなく、
解読困難な手書きの場合もあり、
確認に手間が取られるそうです。

そういった状態で
人員に欠員が発生することになり、
受発注業務に支障が生じてしまうと、
採用について相談を受けました。

私が行ったのは
採用コンサルティングではなく、
受発注業務のDX化の提案。

具体的にはこの機会に
RPAを導入しようと申し上げました。

RPAとはパソコンで行う作業の自動化。
つまり発注書をスキャナーで読み取り、
パソコンのソフト上で
自動で発送伝票を
発行してしまおうというのです。

このプロジェクトは現在進行中です。
RPAを知らなかった経営者は導入を即決し、
「やみくもに人手を増やしたとしても
生産性を上げることはできなかった」
と喜んでもらえています。

読書はKindleで

私の趣味はウォーキングや
フィルムカメラの収集です。
あと読書も趣味といえば趣味。

常に手元に
読みかけの本がないと落ち着きません。

現在は中学生に読んで以来の、
真田太平記（池波正太郎）を読み直しています。

その読書には
一昨年から電子書籍リーダーの
Kindleを使っています。

スマホのアプリもあるのですが、
持ち運んでいるのは専用リーダー。

理由は読書しながら
スマホからの通知を気にしたくないからです。
スマホで読書をすると
疲れ目がひどかったのですが、
Kindleは多少、目に優しいようです。

紙の資料を完全になくすことは
まだできていません。

しかし、うまくツールを活用することで
大幅に省力化することは可能です。