人が集まるとさまざまな問題が生じるものです。
地方中小企業に波風が立ち始めた場合、
どのように対応すればよいでしょうか。

問題社員・従業員とは

問題社員・従業員とは、
能力不足や問題行動・言動により
職場に混乱をもたらす人のことを言います。

例えば、問題社員が現れると
・業務と関係のないウェブサイトを閲覧する
・喫煙時間が不必要に長い
・休憩時間を守らない
・就業時間中に私物スマホをたびたび使用する
・不適切な人間関係を職場内に構築する
といったことが起こります。

さらにこれらに加えて重大なのが、
上司や会社からの注意がなされた時に
反抗的な態度を示し改善しようとしないことです。

こういった人物が
地方中小企業に現れると、
周囲で真面目に業務に就いている方に
重大な悪影響を及ぼしますし、
管理職にも対応の手間を取らせてしまい、
生産性の低下を招くことになります。

まずは記録に残す

問題行動・言動を確認した場合、
会社側がまず行うべきことは
記録を残すことです。

例えば上記のうち
「休憩時間を守らない」
という事態が発生したとしましょう。

すぐにその場で感情的に注意をするのではなく、
まずは会社側に記録を残していきます。

○月○日
休憩後の業務開始を認めたのが3分経過後。
事情を聴くも本人は「遅れていない」と言う。
休憩時間は○時○分から○時○分であることを
本人と共に確認した。

○月○日
休憩後に業務開始を認めたのが20分経過後。
事情を尋ねると「外食し、食事の提供が遅れたため」と言う。
休憩時間は○時○分から○時○分であることを確認し、
労務の提供がなされていないことを注意した。

こういった記録を積み重ねます。

重要なのは記録を残す時点で
感情的に注意や指導を行わないこと。

記録を残し始めたのであれば、
本人から状況を確認し、
就業規則の記載内容等に基づき
冷静に注意や指導を実施します。

「指導書」を発行する

ここまでで改善が見られない場合、
次に行うのが書面で注意を行うことです。

上記のように蓄積された記録を元に、
指導書を作成し渡します。

「貴殿には口頭で何度も注意してきたにもかかわらず、
休憩時間を守らず、適切に業務を行っていないことが
たびたび確認されています。
ついては今後は就業時間を守り業務に集中してください。
以上、本書をもって指導します」
といった感じです。
※あくまで指導書の大きな流れをお示ししています

口頭だけでは改善しようとしない問題社員も
書面を渡すと改善することが多々あります。

しかし書面で注意をしても、
さらに複数回の書面を発行しても
問題社員の行動が改善されない場合は、
就業規則に基づいて
懲戒処分を行うことも選択肢となります。

懲戒処分を行う際に重要なのは
就業規則に基づいて行う
という点です。

経営者の独断で
解雇や給与カットなどを行うのは、
後日、裁判等になってしまった場合、
会社側に不利益に働くことがあります。

懲戒処分はあくまで就業規則に基づくものです。

もし就業規則に
懲戒規定が盛り込まれていなかったり、
現在では実用的でない規定になっているのだとしたら、
問題社員対応よりも前に
就業規則の改定が必要になります。

また懲戒処分を行う際の
客観的な根拠になるのが
これまでの記録であり、指導書です。

びっくりするような事件が起きたとしても
会社側は感情的に対応せず、
まずはきっちりと記録に残すことが重要です。